Los espacios de trabajo de Redbooth son el centro de actividad para tu proyecto. Desde dividir la carga de trabajo de tu equipo hasta crear subtareas para establecer partes más pequeñas de una tarea, colaborar en un espacio de trabajo significa que tienes un lugar para mantener toda la información de tu proyecto.
Como en cualquier proyecto, es necesario compartir imágenes o documentos. Aunque no es un sistema de almacenamiento de archivos dedicado, Redbooth se integra con servicios de almacenamiento de archivos populares como Google Drive y Dropbox. Esto significa que puedes mantener tus archivos almacenados de manera segura en todo momento, mientras los compartes fácilmente con tus colegas.
Cómo compartir archivos de la mejor manera en Redbooth
La forma más fácil de colaborar en archivos en Redbooth es subirlos desde un sistema de almacenamiento de archivos de terceros como Google Drive o Dropbox. Si eres un usuario Profesional o Busienss, también puedes compartir archivos desde Evernote. Hacerlo significa que tu archivo siempre estará seguro en su ubicación original.
Sin embargo, seguir este método también crea una copia del archivo adjunto que se almacena en la sección de Archivos de tu espacio de trabajo. Esto contribuye a tu límite de almacenamiento de archivos: 2GB para suscripciones gratuitas; 5GB para suscripciones Profesionales; 50GB para suscripciones Business.
Para evitar esto, la mejor solución es copiar y pegar un enlace de archivo en tus tareas o conversaciones. Las razones por las que este es el método preferido son las siguientes:
- El enlace puede ser accedido por todos los miembros de tu espacio de trabajo
- No crea una copia del archivo en tu sección de Archivos
- No contribuye a tu límite de almacenamiento de archivos
- Facilita la colaboración al permitir que los miembros editen el documento directamente
Cómo este método puede funcionar para ti
Si tu flujo de trabajo depende de trabajar con archivos, entonces los siguientes escenarios se benefician de lo anterior:
- ¿Colaboras con trabajadores externos que regularmente adjuntan documentos que necesitan ser aprobados? Pueden compartirlo fácilmente en una tarea dedicada para que lo descargues de inmediato. Luego puedes eliminarlo de tu espacio de trabajo si necesitas ahorrar espacio.
- ¿Trabajas con facturas de clientes? Crea una tarea repetitiva, dependiendo del flujo de facturas, y recógelas periódicamente. Transfiérelas a tu cuenta de Dropbox o Google Drive y mantenlas almacenadas de manera segura.
- ¿Necesitas que tus colegas comenten o hagan ediciones en un documento? Comparte el enlace del documento y permíteles acceso directo donde puedan dejar sus comentarios.
Finalmente, al mantener todos tus archivos y documentos en un sistema de almacenamiento externo, no tienes que preocuparte por exportarlos de Redbooth en el futuro. Los archivos no están incluidos en ninguna exportación de tarea o espacio de trabajo y deben descargarse desde tus espacios de trabajo.